コンピュータファイル管理のヒント8

便利で無駄な紙、雑然とした本、事務用品がいたるところに散らばっています。これが私たちのデスクの一般的な状況です。コンピュータの中、コンピュータのデスクトップ上、「リソースマネージャ」内でも、混乱と混乱がいっぱいです。このような仮想の混乱は、コンピュータの性能やオフィスの効率に大きな影響を与えますが、この問題に直面すると、ハードディスクの空き容量が足りず、コンピュータの性能が追いつかなくなり、新しいコンピュータの交換が必要になります。 。実際、私たちが本当に必要としているのは、座ってコンピュータ上のファイルを実際に管理する時間を取ることです。将来的には、より多くの時間を節約できます。

ファイル管理の本質は、保存が簡単ですばやく解凍できることです、すべてのファイルはフォルダの分類ごとに整理されていて、見つけやすい場所に配置されます。この問題を解決するための最も理想的な方法は、管理を分類することです - ハードディスクのパーティションの始めから各フォルダの設定まで、私たちは自分の仕事と生活の必要性に従ってそれを大小複数レベルのフォルダに分けなければなりません。ファイルはスキーマを保存します。さらに、すべてのファイルとフォルダは標準化された方法で命名され、最も適切なフォルダに配置されなければなりません。このようにして、私たちがどんな文書を必要としているとき、私たちはどこを見るべきかを知っています。この方法は多くの人にとって簡単な作業ではありません。なぜなら彼らはファイルを保存したりファイルを探したりするのに慣れているからです。以下では、分類管理のための一連の原則を作成し、適切な文書管理プラクティスを開発するように促します。これらのテクニックは独断的なものではないのであなたには向かないかもしれませんが、どんな場合でもあなたはあなた自身のルールを持って習慣を形成するためにそれらに固執しなければなりません。

まず、私のドキュメントの役割を果たしましょう

デスクトップに便利な "マイドキュメント"をうまく利用する理由はたくさんあります。 [スタート]メニューの[エクスプローラ]、[保存/開く]ウィンドウにあります。ファイルを開いて保存するのに便利で簡単です。マイドキュメントの既存のディレクトリを使用することも、独自のディレクトリを作成して頻繁にアクセスする必要があるファイルを保存することもできます。 Cドライブに保存されている「マイドキュメント」に関しては、システムを再インストールするときに誤ってシステムを削除してしまうかもしれませんが、システムディスク以外のディスクにディレクトリを作成し、デスクトップの「マイドキュメント」を右クリックしてください。;プロパティ - 'ポップアップの[マイドキュメントのプロパティ]ウィンドウで、ターゲットフォルダの下にある[移動]ボタンをクリックし、新しいウィンドウで作成したばかりのフォルダを指定します。システムを再インストールした後、上記の操作をもう一度実行してから、このフォルダにリダイレクトしてください。これは安全で便利です。

ヒント：Windows 2000 /XPを使用している場合、[マイドキュメント]フォルダを移動すると、その下にあるすべてのファイルも自動的に移動されますが、Windows 9xを使用している場合は手動で行う必要があります。 C：/My Documentsの下にあるすべてのファイルを手動で新しく指定したフォルダに移動すると、データが失われる可能性があります。

次に、最適なフォルダー構造を作成します。

フォルダーはファイル管理システムの骨組みであり、ファイル管理にとって非常に重要です。あなたに合ったフォルダ構造を構築するために、あなたは最初にあなたがさらされている様々な情報、仕事と生活の内容を要約する必要があります。誰もが仕事や生活が異なり、彼らが受け取る情報も大きく異なるので、彼らの情報カテゴリーを分析することは構造を構築するための前提条件です。たとえば、ソフトウェアやハードウェアのカテゴリでフォルダを作成するITフリーランスの作家や編集者はかなり多く、教師の仕事やクラスの教師の仕事など、独自の作業内容を使用してフォルダを作成しています。

同じファイル名に同じ文字プレフィックスファイルを付けることができます同じ種類のファイルは、画像ディレクトリimage、マルチメディアディレクトリメディア、ドキュメントドキュメントなど、同じディレクトリに格納するのが簡単でわかりやすく、一目で見やすく、単一のソフトウェアで開くのが簡単です。このようにして、ファイルを見つけたいときに、すぐにそれがどこに保存されるのかを考えることができます。

3番目に、コントロールフォルダーとファイルの数

フォルダーの数が多すぎてはいけません。50個のフォルダー内のファイルの数が比較されます。閲覧や検索が簡単です。 100を超えるファイルがあると、ブラウズとオープンは遅くなり、見るのが不便になります。

この場合、アーカイブ、いくつかのファイルの削除、またはこのフォルダの複数のファイルへの分割、またはいくつかのサブフォルダの作成を検討する必要があります。

一方、ファイルのリストが長いファイルが数個しかない場合は、このフォルダを別のフォルダにマージすることをお勧めします。

4番目に、構造のレベルに注意を払う

分類の洗練は、必然的に構造のレベルの増加をもたらし、レベルの数が多いほど、検索と参照がより効率的になります。低、それは全体の構造は第二と第三のレベルで制御することをお勧めします。さらに、このレベルは、よく扱う情報と組み合わせるのが一番です。

一般的に使用されているカテゴリでは、マルチメディア列の編集などのレベルが上がり、マルチメディアフォルダは最初のレベルのフォルダ、この学期は教師が教えているコース、管理されているクラスのデータファイルになります。このフォルダもプライマリフォルダにする必要があります。

フォルダの数、フォルダ内のファイルの数、およびフォルダの階層が完全ではないことがよくあります。

V.ファイルとフォルダの命名

ファイルとフォルダには正しい名前を付けることが重要ですが、正しい名前は何ですか？固定の意味はありません一番短い単語はこのフォルダのカテゴリと機能を説明しているので、ファイルを開かなくてもおおよそのファイルの内容を思い出すことができます。コンピュータ上のすべてのファイルとフォルダに同じ名前付け規則を使用するには、これらの規則を自分で開発する必要があります。これらの規則を最初に使用するときは、通常のように数語を入力するのと同じくらい簡単ではありませんが、規則の命名をして見やすく検索しやすいという利点があれば、今後もそうしていきます。

さらに、並べ替えの観点から、一般的に使用されるフォルダーまたはファイルには、名前を付けるときに特別な識別子を付けて追加することができるため、それらが最初にランク付けされます。たとえば、フォルダまたはファイルが同じレベルよりもはるかに多くアクセスされる場合、作成者は名前の前に「1」または「★」を追加することで、これらのファイルを作成できます。また、フォルダは同じディレクトリ内のすべてのファイルの最前面に配置され、比較的マイナーながらも頻繁にアクセスされるため、' 2'★★'などを追加できます。

さらに、Windowsは既に長いファイル名をサポートしていますが、ファイル名は短くする必要がありますが、長いファイル名も私たちの認識とブラウズに混乱をもたらすでしょう。

6番目に、分離して完成したものに注意してください。

1年前のファイルがまだ現在処理中のファイルと同じ場合は、いくつかの場合1か月前のメールも新しいメールと一緒に配置され、あなたが欲しいものを見つけるのに苦労するでしょう。期限切れのファイルを適時に処理し、バックアップをバックアップして、不要なファイルを削除することをお勧めします。例として先生を考えてみると、前学期で教えた講座のための指導計画と教材は今学期では非常に小さいので、それは保存後に低いレベルを持つ別のフォルダーに特別に保存されるか、あるいはCDに焼き付けさえされるべきです。この学期のドキュメントの中には、頻繁にアクセスしたいものがあるため、アクセスしやすいように[マイドキュメント]に配置するのが最善です。先生にとって、学期はサイクルです、サイクルの後に、このサイクルのフォルダーはそれに応じて処理されます。他の業界の人々にとっても、さまざまなサイクルがありますが、実際の仕事や生活のニーズに応じてフォルダやファイルをアーカイブする必要があります。

ヒント：データのセキュリティを確保するためには、タイムリーなバックアップが必須ですバックアップについては、「複雑なバックアップの完了」のこの号を参照し、時間をかけてファイルをバックアップし、不要なファイルを削除してください。

ショートカットの便利さ

ファイルやフォルダにすばやくアクセスしたい場合は、右クリックして[ショートカットの作成]を選択します。生成されたショートカットをよく使う場所に配置します。

もちろん、ファイルやフォルダに頻繁にアクセスする必要がなくなったときは、ショートカットが間に合うようにブロックされたり、注意を怠ったりしないように、ショートカットを削除する必要があります。

8つの今、そして長期にわたる順守

健全な構造、標準化された命名、そして定期的なアーカイブを確立する、これが私たちがしなければならないことです。この簡単な操作で作業効率が大幅に向上し、非常に限られた時間を節約できます。

今から始める場合は、最初に紙を1枚取り出し、情報のカテゴリを理解し、作成しようとしているフォルダの数と場所を指定し、重要なフォルダのファイル命名規則を作成してください。アーカイブルールそして、この規則に従って、コンピュータ内に既に存在する大量の情報が移動、名前変更、削除などされ、将来の運用における悪い習慣を克服する必要があります。

最初は難しいかもしれませんが、ルールが面倒になるかもしれませんが、長い間、整理された文書やフォルダを見て効率的な管理ができることに慣れてきたと思います。
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