有用で無駄な紙、雑然とした本、事務用品がたくさん散らばっています。これが私たちの机の上の一般的な状況です。コンピュータの中、コンピュータのデスクトップ上、「リソースマネージャ」内にも、混乱や混乱がいっぱいです。このような仮想の混乱は、コンピュータの性能やオフィスの効率に大きな影響を与えますが、この問題に直面すると、ハードディスクの空き容量が足りず、コンピュータの性能が追いつかなくなり、新しいコンピュータの交換が必要になります。 。実際、私たちが本当に必要としているのは、座ってコンピュータ上のファイルを実際に管理する時間をとることです。将来的には、より多くの時間を節約できます。
ファイル管理の本質は、保存が簡単ですばやく解凍できることです、すべてのファイルはフォルダの分類ごとに整理され、最も見つけやすい場所に配置されます。現在、この問題に対する最善の解決策は、各フォルダを確立するために、ハードディスクのパーティションから始めて、管理を分類することで、私たちは仕事と生活、自分のニーズに応じて、フォルダの大小、複数のレベルに分け、合理的な確立する必要がファイルはスキーマを保存します。さらに、すべてのファイルとフォルダは標準化された方法で命名され、最も適切なフォルダに配置されなければなりません。このようにして、私たちがどんな文書を必要とするときに、私たちはどこを見るべきかを知っています。この方法は多くの人にとって簡単な作業ではありません。なぜなら彼らはファイルを保存したりファイルを探したりするのに慣れているからです。以下では、分類管理のための一連の原則を作成し、適切な文書管理プラクティスを作成するように促します。以下はあなたのために、おそらく、独断的ではありません私たちの基本的なスキルのいくつかの要約ではありませんが、いずれにしても、あなたは独自のルールを持っている必要がありますし、習慣を形成するために、それにこだわります。
まず、マイドキュメントの役割
"マイドキュメント"を有効に利用するには多くの理由があります。デスクトップ、スタートメニュー、エクスプローラ、保存/開くウィンドウで簡単にできます。検索は、ファイルを便利に素早く開いて保存するのに役立ちます。マイドキュメントの既存のディレクトリを使用することも、独自のディレクトリを作成して頻繁にアクセスする必要があるファイルを保存することもできます。 Cドライブに保存されている「マイドキュメント」に関しては、システムを再インストールするときに誤ってシステムを削除してしまうかもしれませんので、デスクトップ以外のディスクにディレクトリを作成し、デスクトップの「マイドキュメント」を右クリックしてください。;プロパティ - 'ポップアップの[マイドキュメントのプロパティ]ウィンドウで、ターゲットフォルダの下にある[移動]ボタンをクリックし、新しいウィンドウで作成したばかりのフォルダを指定します。システムを再インストールした後、上記の操作をもう一度実行して、このフォルダにリダイレクトしてください。これは安全で便利です。
ヒント：あなたは、Windows 2000 /XP、モバイル&'を使用している場合は、マイドキュメント'フォルダ、その下にあるすべてのファイルが自動的に上に移動されますが、Windows9x系を使用している場合は、手動でCを行う必要があります。 /マイドキュメントの下のすべてのファイルは手動で新しく指定されたフォルダに移動されます、そうでなければデータは失われるかもしれません。
次に、自分に最適なフォルダ構造を確立します。
フォルダはファイル管理システムの骨組みであり、ファイル管理にとって非常に重要です。あなたに合ったフォルダ構造を構築するために、あなたは最初にあなたがさらされている様々な情報、仕事と生活の内容を要約する必要があります。誰もが仕事や生活が異なり、彼らが受け取る情報も大きく異なるので、自分たちの情報のカテゴリを分析することは、構造を構築するための前提条件です。例えば、そこにハードウェアのカテゴリは、フォルダを作成し、ITの相当数が、ソフトウェアでフリーランスのライターや編集者であり、そして多くの教師、クラスの仕事は、フォルダを作成し、そのような教示として、自分の仕事の内容にあります。
同じ種類のファイル名は、同じアルファベットプレフィックスファイルで名前を付けることができます同じ種類のファイルは、画像ディレクトリimage、マルチメディアディレクトリメディア、ドキュメントdocなど、同じディレクトリに格納するのが最も簡単で、一目でわかりやすく、単一のソフトウェアで簡単に開くことができます。このようにして、ファイルを見つけたいときに、すぐにそれがどこに保存されるのかを考えることができます。
3番目に、コントロールフォルダとファイルの数
フォルダの数が多すぎてはいけません、50フォルダ内のファイルの数は、閲覧と取得が簡単です。 100を超えるファイルがあると、ブラウズとオープンは遅くなり、見るのが不便になります。
この場合、アーカイブ、いくつかのファイルの削除、またはこのフォルダの複数のファイルへの分割、またはいくつかのサブフォルダの作成を検討する必要があります。
その一方で、長いファイルリストを含むファイルが少数しかない場合は、このフォルダを別のフォルダにマージすることをお勧めします。
第四に、シリーズの構造に注意を払う
分類の洗練は必然的に構造のレベルの増加につながるだろう、レベルの数が多いほど、検索と閲覧の効率が低い、それは全体の構造は2番目と3番目に制御されることをお勧めしますレベルさらに、このレベルは、あなたがよく扱う情報と組み合わせるのが一番です。より一般的なカテゴリ
、レベルが高いが、例えば、編集マルチメディアセクションを担当し、マルチメディアフォルダはフォルダでなければならないこと、先生も、この学期クラス管理データフォルダをコースを教えてそれはレベル1のフォルダであるべきです。
フォルダ数、フォルダ内のファイル数、およびフォルダのレベルは、多くの場合、両方にすることはできません。最適な組み合わせポイントを見つけることしかできません。ファイルやフォルダを命名
V.は、ファイルとフォルダのための良い名前を取ることが不可欠ですが、良い名前何ですが、決まった意味がありません、最短の言葉は、このフォルダカテゴリと役割を説明しますファイルを開かずに、おおよそのファイルの内容を覚えておくことができます。コンピュータ上のすべてのファイルとフォルダに同じ名前付け規則を使用するには、これらの規則を自分で開発する必要があります。これらのルールを使用し始めたとき、確かに、いつものように、ただ簡単としていくつかの単語を入力していないが、あなたは簡単に表示および取得のメリットのために命名のルールを理解すれば、私はあなたが確固として実装されますと信じています。
さらに、並べ替えの観点から、一般的に使用されているフォルダまたはファイルには、名前を付けるときに特別な識別子を付けて追加することができるため、それらが最初にランク付けされます。たとえば、フォルダまたはファイルが同じレベルよりもはるかに多くアクセスされる場合、作成者は名前の前に「1」または「★」を追加することで、これらのファイルを作成できます。また、フォルダは同じディレクトリ内のすべてのファイルの最前面に配置され、比較的マイナーではあるが頻繁にアクセスされるため、' 2'★★'などを追加できます。
さらに、Windowsは既に長いファイル名をサポートしていますが、ファイル名は短くする必要がありますが、長いファイル名も私たちの認識と閲覧に混乱をもたらすでしょう。
6. 1年前のファイルが現在処理中のファイルとまだ同じ場合、数か月前のメールがまだ新しいメールと一緒に配置されている場合それからあなたはあなたが欲しいものを見つけるのに苦労するでしょう。期限切れのファイルを適時に処理し、バックアップをバックアップして、不要なファイルを削除することをお勧めします。例として先生を考えてみると、前学期で教えた講座のための指導計画と教材は今学期では非常に小さいので、それは特別に保存後のより低いレベルを持つ別のフォルダーに保存されるべきです。この学期のドキュメントの中には、頻繁にアクセスしたいものがあるため、簡単にアクセスできるように[マイドキュメント]に配置するのが最善です。先生にとって、学期はサイクルです、サイクルの後、このサイクルのフォルダーはそれに応じて処理されます。他の業界の人々にとっては、さまざまなサイクルがありますが、実際の仕事や生活のニーズに応じてフォルダやファイルをアーカイブする必要があります。
ヒント：データセキュリティのために、タイムリーなバックアップは、この問題を参照して、バックアップの必要がある必要があり、タイムリーなバックアップファイル「複合体は、単純なバックアップになります」と、不要なファイルを削除します再利用されます。七
私たちは、多くの場合、すぐにファイルやフォルダにアクセスしたい場合は、
の迅速かつ便利な方法を果たし、その後、選択&'し、右クリック;'、ショートカットを生成するショートカットを作成し、次にあなたが常に滞在場所に置か。
もちろん、ファイルやフォルダに頻繁にアクセスする必要がなくなったときは、ショートカットが間に合うようにブロックされたり、注意を怠ったりしないように、ショートカットを時間内に削除する必要があります。
8つの今、そして長期にわたる順守は、健全な構造、標準化された命名、定期的なアーカイブを確立する、これが我々がしなければならないことです。この簡単な操作で作業効率が大幅に向上し、限られた時間を節約できます。あなたが今起動した場合
、あなたが最初の一枚の紙を取り出したことを、重要なフォルダ・ファイルの製剤のためにあなたの情報、特別に作成して調製フォルダ番号と場所のカテゴリだけでなく、ネーミングおよびアーカイブルールをクリアします。そして、この規則に従って、コンピュータ内に既に存在する大量の情報が移動、名前変更、削除などされ、将来の運用における悪い習慣を克服する必要があります。
は冒頭で、多分ルールは非常に複雑になりますが難しいかもしれませんが、私は前に長い間、あなたはよく組織ファイルやフォルダを見ることに慣れてきたと信じて、そして効率的な管理によってもたらされる幸福を楽しみます。
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